Hoe Web 2.0 te implementeren?

[Marga van Rijssel]

Veel organisaties weten niet wat ze met de technologieën aan moeten, die de afgelopen decennia zijn geïntroduceerd. Technologieën die veel onderhoud en geld kosten. Ze hoopten dat deze technologieën de interne productiviteit zouden verhogen en betere relaties met hun omgeving zouden creëren.

Drie van deze technologieën zijn de publieke website, het intranet en groupware. Probleem met deze drie is dat de publieke websites "klanten" niet bereiken, het intranet vol is met content die bijna niemand raadpleegt en "groupware" tools zoals Sharepoint, die gemaakt zijn om samenwerking te bevorderen, juist deze samenwerking tegenwerken.

De manier waarop mensen informatie delen is al eeuwen hetzelfde. Mensen gaan graag in gesprek met elkaar. Bovenstaande technologieën passen eigenlijk hier niet bij. De technieken zijn te ingewikkeld. Je moet eerst naar cursus voordat je er mee om kunt gaan. Communicatie met deze technologieën is vaak eenrichtingsverkeer.

Het liefst gaan mensen dan uiteindelijk toch liever naar een echte persoon die hen kan helpen met de informatie, waar niet alleen de content maar vooral ook de context een belangrijke rol speelt. Waar vragen gesteld kunnen worden en een interactie plaatsvindt. Een telefoontje is snel gepleegd en een afspraak is snel gemaakt. Bestaande netwerken bewijzen dan altijd goede diensten. Wie je kent is een belangrijke toegang tot informatie in zijn context.

Nu zijn er de Web 2.0 tools. Deze tools zijn gratis. Ze maken een dialoog mogelijk en zijn eenvoudig in het gebruik. De nieuwe web 2.0 tools maken interactie mogelijk die met de bestaande technologieën niet mogelijk is. Een cursus om er mee om te leren is is vaak niet nodig. Het gebruik wijst zich meestal vanzelf.

Veel IT-afdelingen zien deze tools als een bedreiging en verbieden het gebruik van deze tools. Als work-around gebruiken veel jongeren hun eigen laptop met mobiele internetverbinding.

Hoe gaan we om met de bestaande technologieën zoals de publieke website, het intranet en de groupware zoals Sharepoint? Vervangen door de nieuwe Web 2.0 tools?

Een praktische gids om Web 2.0 te implementeren in een organisatie

Sharepoint and Enterprise 2.0: The good, the bad, and the ugly

[Natalie]

Uit betrouwbare bron begreep ik dat er ook al een workaround mogelijk is voor Twitter en Gmail! Joepie! En ja ik heb een eigen laptop met eigen internetverbinding; alleen jammer dat ie het in het politiegebouw niet doet :-( Blijkbaar een betonnen fort.

IT-afdelingen? Bedoel je niet vtsPN? Of bedoel je de regionale PITD's? Dat zijn toch meer 'machines' dan dat er complete afdelingen achter zitten? Of heb ik het mis? En waarom vind je dat Sharepoint samenwerking tegenwerkt? Denk dat zij de makers daar zelf heel anders over denken. Ikzelf weet het niet, ik vind het er totaal onaantrekkelijk uitzien, maar misschien werkt het voor sommigen wel? Of werkt het alleen voor de politie.nl-ers?

Ik vind: laten we vooral niet krampachtig doen over het gebruikmaken van sociale webtoepassingen als (mits) deze het werk kunnen verbeteren, door bijv. in contact te komen met anderen die hetzelfde probleem hebben. Vind wel dat fysiek met digitaal samengaat; het versterkt elkaar! Of het werk verbeteren door intern beter samen te werken, dmv een wiki! Dat de tools gratis zijn vind ik nog niet eens zo belangrijk.

De vraag is waar de organisatie zelf voor gaat staan, zich hard voor maakt: ziet zij de meerwaarde van deze tools in? Worden ze gefaciliteerd? Dan hangt het nog van de schaal van de toepassing af of andere 'voorzieningen' zich ermee moeten bemoeien. Stel, je gebruikt een Netvibes-pagina als afdeling Communicatie om zo goed mogelijk online media te monitoren: prima toch?! Stel, je gebruikt een interne wiki om informatie tussen afdelingen te delen: prima toch?!

Nadeel van de gratis toepassingen is dat wat je erop zet, niet van jou is. Stel dat het bedrijf Ning besluit ermee te stoppen, dan is alles op deze site WEG! Dat is natuurlijk enigszins onwenselijk. Liever houd je een open source-programma onder eigen beheer (en dat kan ook, tegen enige betaling). Maar eigen beheer betekent op eigen servers laten draaien en die staan tegenwoordig niet meer bij de eigen organisatie, maar bij vtsPN. En daar heeft men natuurlijk ook geen zin om voor elk nieuw speeltje van individuele korpsen ruimte op de servers ter beschikking te stellen. En toch denk ik dat dat moet. Al was het maar om innovatie de ruimte te geven!

[Marga van Rijssel]

Natalie, ik had het meer over IT-afdelingen in zijn algemeen. Wie de schoen past, trekke hem aan. Dat is dan mijn idee. Ik had er niet eentje specifiek in gedachten. Het is een algemeen beeld dat op dit moment erg in het nieuws is en waar veel artikelen over gepubliceerd worden. Volgens mij is er nog nergens echt sprake van een verbod, maar doen ze het gewoon niet. Alleen op de pc thuis. De meeste mensen hebben tegenwoordig thuis meer tools beschikbaar dan op een gemiddelde pc op het werk. Ik ben overigens wel benieuwd naar de workarounds voor Twitter en Gmail.

Groupware, zoals bijvoorbeeld Sharepoint is gemaakt om samen te werken. Het biedt de mogelijkheid om "Communities of Practice" aan te maken(CoPs). Het idee voor het aanmaken van deze communities is ontstaan, omdat het intranet te omvangrijk werd om dingen te vinden. De gedachte was om kleine groepjes te maken met leden die bepaalde gerichte speciale informatie delen en elkaar via mail op de hoogte brengen van nieuwtjes. Denk daarbij aan de groepsvorming waar jij over het algemeen problemen mee hebt. Daarmee maak je informatie alleen maar nog moeilijker toegankelijk en vindbaar voor diegenen die niet tot z'n groep behoren. Wat nu juist niet de bedoeling is als je wilt samenwerken. Hoe minder groepen, hoe beter. Alles heeft ten slotte met alles te maken. Om je maar even te citeren. Informatie moet transparant en voor iedereen toegankelijk zijn. Zoals op internet informatie met goede zoekmachines voor iedereen toegankelijk is. Sharepoint doet dat met zijn CoPs dus juist niet. Je krijgt meer zo'n old-boys netwerk 1.0 idee. Als ik tot een groepje behoor, weet ik alles en anders niets.

Ik ben met je eens dat digitaal en fysiek elkaar versterken. Digitaal kun je veel informatie uitwisselen, maar in gesprek met elkaar zijn heeft toch wel weer een andere dimensie en maakt nog meer interactie mogelijk.

Een wiki vind ik ook een erg mooie samenwerkingsvorm en is op vele manieren inzetbaar. Het willen delen van informatie is wel een belangrijke randvoorwaarde.

Als we met zijn allen vinden dat deze tools nuttig zijn en meerwaarde hebben, waarom zouden we ze dan niet inzetten en gebruiken? Een open source oplossing ben ik voor en innovatie moet zeker ruimte krijgen.

Zit er een nadeel aan web 2.0 toepassingen? Zit er een addertje onder het gras? In hoeverre moet je bang zijn dat Ning er mee stopt? Govloop, de Amerikaanse Ambtenaar 2.0 ning heeft op dit moment 12.229 leden. En die gaat zo maar opeens uit de lucht? Hetzelfde geldt ook voor andere web 2.0 toepassingen zoals bijvoorbeeld Gmail, Twitter, Flickr, Delicious, Uservoice, Feedburner, Friendfeed, Slideshare, Youtube, iGoogle, Netvibes en ga zo maar door. Allemaal web 2.0 toepassingen die beschikbaar zijn in "The Cloud". Tot nu zijn deze toepassingen vele malen betrouwbaarder dan de harde schijf van een gemiddelde pc-eigenaar. Deze laatste vergeet nog wel eens back-ups te maken van zijn foto's en documenten, die bij een crash verloren gaan. Staan ze op internet dan gaan ze doorgaans eindeloos mee. Er moet vertrouwen komen in het fenomeen "Cloudcomputing". Dat het veilig is en betrouwbaar. Dat data niet zo maar opeens verdwijnt of dat er misbruik van gemaakt wordt.

[Natalie]

@ Marga: even een korte reactie op je laatste alinea, want ik zit op mijn werk ;-) : het internet eindeloos zeg je? Heb je wel gezien en gelezen dat het internet eindig is? ;-)

Tweede opmerking: he, fijn, een inhoudelijke discussie! Ben benieuwd of er nog meer reacties volgen.

[Marga van Rijssel]

Bert, dat eind en begin van internet kende ik nog niet. Geinig. Hopelijk komt het nooit zover. Want dat zou minder leuk zijn. Vooralsnog ziet het daar niet naar uit. Internet is overal en rondom ons. Hoever weg is het principe van het globale brein nog? Volgens mij niet zo ver meer. De infrastructuur is beschikbaar en kunstmatige intelligentie heel dichtbij. De kunst is om beschikbare gegevens op de juiste manier te ontsluiten en in te zetten. En inderdaad voor niks gaat de zon op. Er zal nog heel wat energie in het experiment "Politie en Internet" gestoken moeten worden. Alle begin is moeilijk en uiteindelijk zal het wat mij betreft een zeer geslaagd experiment worden. Er zijn veel nieuwe technologieën beschikbaar om het internet optimaal te benutten. Nu nog deze "web 2.0" technieken koppelen aan toepassingen die bijdragen aan het verminderen van de criminaliteit. Het politie ICT-dossier blijft complex en veelomvattend. Alle mogelijk mens- en denkkracht om deze op de goede manier in te zetten is zeer welkom. Uiteindelijk zullen mensen en niet alleen de techniek bepalen hoe de toekomst er uit ziet. Bedankt voor je reactie en positieve woorden. Groet, Marga

[Marga van Rijssel]

@Natalie, ik geloof echt niet dat het internet eindig is;-) Of er moeten wel hele rare dingen gebeuren. Dat weet je immers maar nooit. Ik geloof eerder in de eindigheid van de publieke websites, intranet en de groupware zoals die nu bestaan. De discussie over de publieke website van "Politie Nederland" is op Politie 2.0 al uitgebreid gevoerd. Ik heb nog geen berichten gehoord dat gewerkt wordt aan een mooie web 2.0 oplossing om de politie dichter bij de burgers te brengen en omgekeerd. Dus ik laat deze discussie even voor wat het is. Ik hou niet zo van herhaling van zetten. Vervolgens vraag ik me echt af wat voor nut het geeft om dingen op een intranet te verzamelen als deze ook op internet beschikbaar zijn. Daar moet toch wel een erg goede reden voor zijn, die ik in veel gevallen niet kan bedenken. Ik ben ook zeer benieuwd naar reacties.