Bouwstenen voor een BYOD-beleid: Strategie

[Jan Stedehouder]

Het stappenplan van #Legal vormt een mooie basis om tot een eigen BYOD-beleid te komen, maar het is niet compleet. De betrokkenheid van de werkvloer bij het formuleren van het BYOD-beleid ontbreekt. Het stappenplan blijft daarnaast op het operationele niveau hangen en vraagt niet expliciet om aandacht voor de strategische kant van een BYOD-beleid. Door in een vroeg stadium de verschillende partijen bij het formuleren van het beleid te betrekken zit het er impliciet wel in. Immers, je mag van de genoemde 'stakeholders' verwachten dat ze rekening houden met de missie, visie en strategie van het bedrijf, dat ze de bedrijfscultuur goed kunnen aanvoelen. Mijns inziens maakt het de discussies over het gewenste BYOD-beleid een stuk makkelijker als deze aandachtspunten wel expliciet worden meegenomen.

In het rapport "The Genie Is Out of the Bottle: Managing the Infiltration of Consumer IT Into the Workforce" van Accenture wordt stilgestaan bij mogelijke strategische keuzen in een BYOD-beleid. Welke strategie je kiest hangt samen met de missie, visie, strategie, bedrijfscultuur van het bedrijf of organisatie, en de spelregels die zijn opgelegd voor de markt(en) waar je actief bent. Accenture onderscheidt twee extremen: een anarchistische strategie versus een autoritaire strategie, met in het midden een meer iteratieve en coöperatieve strategie waarbij je als bedrijf al lerende BYOD uitrolt. Waar haalt Accenture die wijsheid vandaan? Uit interviews met 47 managers van 30 bedrijven en een onderzoek onder 4.100 professionals uit 16 landen.

 

Kenmerken van de anarchistische strategie

De woorden 'anarchie' en 'strategie' verwacht je niet in dezelfde zin. Het is ook geen echte strategie maar eerder de constatering dat bedrijven BYOD-apparaten en -applicaties binnen het bedrijf toelaten zonder een duidelijk beleid of met een beleid dat niet wordt afgedwongen. 36% van de bedrijven 'kiest' voor deze strategie. Professionals zijn hier niet ongelukkig mee, want ze hebben maximale vrijheid. Soms is het een bewuste keuze bij startende ondernemingen en kennisinstituten. De strategie lijkt te passen bij organisaties die ondernemerschap en innovatie bij de medewerkers willen stimuleren.

Proponents of the anarchy strategy claim that freedom of choice promotes entrepreneurship and fosters a culture of innovation. It can also reduce organizational expenditures on IT infrastructure. However, these advantages come at the expense of concerns about data security as well as technology standardization and compatibility.

Kenmerken van de autoritaire strategie

Voor 37% van de bedrijven is anarchie absoluut geen optie en wordt strak de hand gehouden op het BYOD-beleid met een scherpe controle op welke apparaten en welke applicaties binnen het bedrijf gebruikt mogen worden. Deze bedrijven voeren het bekende 'standaardisatie, consolidatie en centralisatie'-beleid, in een poging de ICT-kosten in de hand te houden. Vanuit veiligheids- en beheersoogpunt heeft deze strategie voordelen. Het voldoen aan richtlijnen van toezichthouders kan makkelijker worden afgedwongen. Maar ja, zoals andere studies ook aantonen: het opleggen van beperkingen heeft tot resultaat dat medewerkers om de beperkingen heen gaan lopen. Deze strategie wordt desalniettemin gekozen door financiële instellingen, gezondheidszorginstellingen en overheidsorganisaties. Dat medewerkers er niet gelukkiger door worden, daarover kan, volgens Accenture, zelfs president Obama over meepraten:

Mindlessly enforcing regulations can spark resistance from employees. Even President Barack Obama rebelled against what he saw as the unexciting phone technology the White House provided, insisting that he be allowed to use a smart phone like everyone else.

De gouden middenweg?

De resterende 27% van de bedrijven kiest een meer pragmatische route. Zij leggen zich neer bij de onvermijdelijke realiteit (de professionals gaan toch aan het werk met hun smartphones en tablets), maar proberen er een beetje sturing aan te geven. Accenture onderscheidt vier taktieken in de pragmatische strategie.

1. Een stap-voor-stap uitbreiding van het aantal toegestane apparaten en applicaties, al dan niet in combinatie het aanreiken van functionele eisen waaraan een apparaat of applicatie moet voldoen en een gedragsrichtlijn over het opslaan en verwijderen van zakelijke gegevens op het BYOD-apparaat;
2. Een budget dat de medewerker mag/moet gebruiken voor de aanschaf van bedrijfshulpmiddelen en applicaties, al dan niet in combinatie met een lijst van apparaten en applicaties waaruit gekozen mag worden;
3. Het formuleren van een BYOD-beleid op basis van de rol die medewerkers binnen het bedrijf hebben, waarbij voor iedere rol een eigen profiel wordt samengesteld van wat mag/ niet mag en welk budget er bij hoort;
4. Het pushen van het gebruik van nieuwe technologie door de medewerkers te voorzien van de nieuwste gadgets.

Persoonlijk zou ik de vierde taktiek niet rekenen onder een BYOD-beleid, want er is geen sprake van een keuze van de zijde van de medewerkers. Het Accenture rapport heeft een wat bredere insteek, namelijk het gebruik van consumentenelektronica in een zakelijke omgeving.

Wat is de beste strategie?

De vraag: "Wat is voor ons de beste strategie?" zul je zelf moeten beantwoorden. Wat is de bedrijfscultuur? Wat verwacht je van de professionals in jouw organisatie? Met welke richtlijnen heb je te maken en hoeveel vrijheid/ ruimte wil je daarin zoeken? Hoe zit het met de digitale geletterheid van de medewerkers, zijn daar verschillende niveaus in te onderscheiden?

De studie van Accenture maakt ook duidelijk dat alleen bij de anarchistische strategie een 'bring your own device'-beleid op een 'bring any device'-beleid uit kan lopen. In de meeste gevallen wordt BYOD beperkt tot een vooraf bepaalde bandbreedte aan apparaten en applicaties. In hoeverre bij het formuleren van die bandbreedte de wensen van de professionals of de belangen van het bedrijf de overhand hebben.....

Dat lijkt me een mooi aandachtspunt voor het uiteindelijke stappenplan dat in het boek wordt opgenomen.

Dit artikel is verschijnt tevens op http://bringyourowndevice.wordpress.com.